昨今、リモートワークの普及に伴い、チャットツールが欠かせないものになってきています。

チャットツールは無料のものから有料のものまで、たくさんの種類があります。

その中でもビジネスで活用することに特化したものが「ビジネスチャットツール」。

これから導入、もしくは今のチャットツールからの変更を考えている企業もいるかもしれません。

「チャットツールを比較したい」「チャットツールのおすすめを知りたい」と思っている方も多いのではないでしょうか。

しかし、ビジネスチャットツールにはたくさんの種類があります。比較したり選んだりするだけでも大変な作業です。

そこで今回はビジネスチャットツールについて、下記を説明します。

• ビジネスチャットツールとは？
• メールやLINEとの違い
• 導入のメリットやデメリット
• 選ぶ時のポイント3つ
• ビジネスチャットツールのおすすめ6選
• 使いこなすコツ

ユニークワンでは自社で「Slack」や「Chatwork」などのビジネスチャットツールを活用。

チャットツールだけでなく、Googleアナリティクス（GA4）などの解析ツールなどで800社以上のお客様を支援した実績があります。

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1.ビジネスチャットツールとは？

まずはビジネスチャットツールについて、概要を説明します。

1-1.そもそもチャットツールとは？

チャットツールとは、PCやスマホでリアルタイムに相手とコミュニケーションが取れるツールのことです。

「文字で会話する」と考えると想像しやすいでしょう。

「チャット」は主に文字でのやりとりを表します。最近は「ボイスチャット」「ビデオチャット」という音声や動画のチャットも存在します。

1-2.チャットとメールの違い

チャットは単数・複数人問わずやり取りができるのが特徴です。

またリアルタイムでやりとりできるので、すぐに返信が欲しい時には便利なツール。

ただ、その分「会話」のような立ち位置になり、カジュアルなやりとりという印象があります。複数人とやり取りできますが、何十人という大人数とのやり取りには向いていません。

チャットというと、LINEを思い浮かべる人が多いと思います。LINEは「LINE株式会社」が運営しているアプリです。

LINEという名前自体が有名なので、それ自体が別のツールのようにも感じられますが、れっきとしたチャットツールの一つになります。

メールはチャットと違い、基本的に一人の人間が一人もしくは複数人の相手に送るものです。

たくさんの相手に一度に情報を伝えたい場合には、メールが適しているでしょう。

またチャットは同じチャットツールでないとやり取りできない場合がほとんど。メールはメールソフトやドメインが違っていても、メールアドレスが正しければ送ることができます。

ただ、メールはチャットのようにリアルタイムでリアクションがもらえず、返信に時間がかかる場合もあります。

しかし、メールは読まれなければ「未読」の状態で残り続けます。チャットは会話のように進むため、メッセージが埋もれる可能性が高いです。

何かの契約で返事がほしい場合や重要事項で読んでほしいような場面では、メールを使用するのが適しているでしょう。

1-3.ビジネスで使うならビジネスチャットツールがおすすめ

チャットの中でも「ビジネスチャットツール」はビジネスに特化して開発されたチャットツール。

ビジネスではプライベート時よりも機密情報を扱う場面が多いです。

ビジネスチャットツールは機密情報も安心して扱えるようにセキュリティ面が強化されています。

ファイルの共有やタスク管理など、仕事がよりやりやすくなる機能が備わっているものもたくさんあります。

 

2.ビジネスチャットツール導入のメリット・デメリット

ここからはビジネスチャットツールを導入するメリットやデメリットについてご紹介します。

2-1.メリット

コミュニケーションの効率化

一番のメリットは離れている複数人と瞬時にコミュニケーションが取れるところです。

近年のリモートワーク導入に伴い、ZOOMなどのWeb会議システムが取り入れられるようになりました。チャットツールも「遠隔でコミュニケーションが取れる」と企業に取り入れられています。

チャットツールは遠隔でコミュニケーションが取れるだけではありません。ファイルや画面を共有することで、よりいろいろな情報を共有することができます。

記録が残る

チャットの大きな特徴の一つに「記録が残る」ことが挙げられます。

口頭や電話でのやりとりは便利ですが、録音しない限り記録に残りません。その点、チャットはツールに文章を打ち込むため、後ほど見返したい時に容易に履歴をたどることができます。

セキュリティ面が強化されている

ビジネスチャットツールはビジネスで安心して使えるように、セキュリティ面を強化しています。

また企業で導入したビジネスチャットツールを使うことで、プライベートのチャットツールと分けて使うことができます。

プライベートの相手に間違えてビジネス関係のチャットをしてしまった、ということが起きにくいです。

2-2.デメリット

対面でのコミュニケーションが減る

チャットは手軽ですが、その分対面でコミュニケーションする機会が減ってしまいます。

相手と一緒に仕事をしているという感覚が薄れ、チームワークに支障が出る可能性があるかもしれません。

対面で話す機会を作ったり、リモートワークであればZOOMなど顔を見て話せるWeb会議システムを取り入れたりするとよいでしょう。

セキュリティに心配がある場合も

いくらセキュリティー面が強化されているとはいえ、情報が漏洩する可能性は0ではありません。

チャットツールのセキュリティを過信せず、ツールを使っている一人一人が情報漏洩を防ぐことが大切です。

導入費用がかかる

セキュリティ面の強化やタスク管理など便利な機能がたくさんあるものの、その分導入費用がかかる場合があります。

無料で使えるツールもありますが、一定数のメッセージ履歴しか追えないなど、一部の機能しか使えないものが多いです。

 

3.ツールを選ぶ時のポイント3つ

ビジネスチャットツールにはいろいろな種類があります。ここからはツールを選ぶ時のポイントを3つご紹介します。

3-1.セキュリティがしっかりしているか？

ビジネスチャットツールのメリットの一つにセキュリティ面の強化をご紹介しました。

せっかくビジネスチャットツールを選ぶなら、よりセキュリティがしっかりしているものを選びましょう。

3-2.使いやすいか？

せっかくツールを導入しても、社内メンバーのすべての人が使いこなせなければ意味がありません。

メンバーのITリテラシーを見極めて選ぶことが重要です。

3-3.コミュニケーションが効率化できるか？

ツールを導入しても、返ってコミュニケーションが複雑になってしまっては導入した意味がありません。

チャットツールはネット回線を通して相手とコミュニケーションを取ります。ネット回線が不安定な場合は上手くコミュニケーションが取れない場合もあるので注意が必要です。

チャットツールの導入で意外と問題となるのが、社外の人ともチャットツールでコミュニケーションを取れるかです。

社内だけでなく社外の相手ともチャットでコミュニケーションができると、とても便利です。

 

4.ビジネスチャットツールおすすめ6選

ビジネスチャットツールにはいくつかの種類があります。おすすめのものを6つご紹介していきます。

4-1.Microsft Teams（マイクロソフトチームズ）

（引用：Microsoft Teamsホームページより）

「Microsoft Teams」はWindowsのマイクロソフト社が出しているチャットツールです。

2021年7月31日までは「Skype for Business」というコミュニケーションツールでした。

「Microsoft Teams」は無料版でも使える機能が多いのが特徴。チャットはもちろん、画面共有なども使えます。

Microsoft Officeを利用している企業なら、クラウドサービスを含むプランにTeamsが含まれているため追加料金がいりません。

しかし、マイクロソフト社が出しているツールのため、マイクロソフト製品以外との連携がとりにくいというデメリットがあります。

4-2.Slack（スラック）

（引用：Slackホームページより）

「Slack」はアメリカ初のビジネスに特化したチャットツール。

チャット機能だけでなく、ファイルを管理したり過去のメッセージをキーワードで検索したりすることができます。

「Googleカレンダー」や「Zoom」などの外部ツールとの連携が容易にできるところが特徴です。

ただし、他のビジネスチャットに比べて高額（2023年6月現在プロプランが1人あたり月額925円）という面があります。

無料版もありますが機能に制限があり、メッセージやファイルの履歴を90日間しか追えません。

4-3.Chatwork（チャットワーク）

（引用：Chatworkホームページより）

「Chatwork」は日本企業が開発した国産ビジネスチャットツール。

チャット機能はもちろん、メンバーやチャンネルの検索ができたり、ファイルの共有やタスク管理機能もあります。

しかし、1つのチャットにファイルの添付が1つしかできないという不便な面もあります。

無料版もありますが、直近40日以内にやりとりされた5,000件までのメッセージしか閲覧できず、検索オプションも使えません。

4-4.LINE WORKS（ラインワークス）

（引用：LINE WORKSホームページより）

「LINE WORKS」はおなじみのLINEのビジネスチャットツール版です。「ビジネス用LINE」とも呼ばれています。

通常のLINEと違い、「トーク」だけでなくカレンダーやタスク管理、アドレス帳などビジネス面で便利な機能を搭載。

チャットをする「トーク」は通常のLINEとほぼ同じなため、LINEを使い慣れていれば抵抗なく始められます。

通常のLINEと同じように「既読」があるため、便利ですがやり辛い面もあります。

LINE WORKSは通常のLINEと同じように無料で利用可能。もちろん、有料プランもあり、有料の方が機能が充実しています。

4-5.Talknote（トークノート）

（引用：Talknoteホームページより）

「Talknote」はChatworkと同じように日本企業が開発したビジネスチャットツールです。

Talknoteの一番の特徴は、ツールに「AI」を搭載しているところ。

メンバーのやり取りをAIが分析し、社員のモチベーションを「見える化」。タスク管理機能も備わっています。

ただ、Talknoteはあくまでも社内でのやりとりに特化したツール。顧客管理機能がついていないため、営業ツールとしての使用は難しいです。

4-6.WowTalk（ワウトーク）

（引用：WowTalkホームページより）

「WowTalk」の一番の特徴は、22ヶ国語に自動翻訳する機能がついているところです。

言語はトークごとに設定可能。海外とのやりとりが多い企業にはとても便利な機能です。

さらにチャット機能だけでなく、タスク管理や日報機能などもあります。

ツールが使いやすく、チャットツールの使用に不安のある企業でも直感的な操作が可能です。

LINEと同じように「既読/未読」マークがあり、便利ですがやり辛い面もあります。

無料プランはありませんが、シンプルプランが1ユーザー月額300円〜（2023年6月8日現在）。

比較的試しやすい価格設定になっています。

 

5.チャットツールを使いこなすコツ

ビジネスチャットツールは便利な機能ですが、使いこなせなければ業務効率化など仕事のプラスになりません。

チャットツールには使いこなすコツがあります。

5-1.ルールを設ける

ツールを導入したら、そのまま使い始めるのではなく、社内で独自のルールを設けましょう。

例えば、下記のようなルールを設定します。

「チャットを読んだら必ず反応する」

「〇時間以内に返事がない場合はリマインドする」

「チャットよりも話した方がわかりやすい時は対面で話す」

このルールは一例ですが、社内のメンバー全員が使いやすく業務の効率化に繋がるようなルールを作るとよいでしょう。

また、ルールは定期的に追加や変更をしましょう。ツールを使っていくうちにルールをやりやすいように変えていくのも大切です。

5-2.チャットの宛先を明確にする

チャットは複数人と一度にやり取りができるメリットがありますが、その分誰にあてたチャットなのかわかりにくい場合があります。

一対一の場合はともかく、複数人とやり取りする場合は必ず誰にあてたチャットなのかを明確にしましょう。

5-3.簡潔な文章を心がける

チャットは会話のように気軽に相手とコミュニケーションが取れるところがメリットです。

メールのようにかしこまった文章である必要はありません。

特に社内では「おはようございます」「お疲れ様です」といったあいさつ語は省略してもいいかもしれません。

相手が読んですぐに理解できることを意識し、要点がわかるように簡潔な文章を心がけるとよいでしょう。

5-4.対面コミュニケーションも取り入れる

チャットツールは便利ですが、すべてのコミュニケーションをチャットで済ませるのには限界があります。

相手に伝える内容によっては、対面で会話して伝える方が正確で早い場合もあります。

対面のコミュニケーションをバランスよく取り入れるようにしましょう。

 

6.まとめ：ビジネスチャットツールを活用して業務効率化を図ろう！

今回はビジネスチャットツールについて、下記を説明しました。

• 「ビジネス」に特化したチャットツール
• セキュリティの強化などビジネス面で安心できる機能が備わっている
• コミュニケーションの効率化などのメリットがある
• 社内のITリテラシーに合ったものを導入する必要がある
• 独自のルールを作るとより使いやすい

チャットツールに慣れていない場合、「どのツールがよいのか？」と悩まれる場合が多いと思います。

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